BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM)

BPM atau yang disbut dengan Business Process Management adalah sebuah metodologi pengelolaan bisnis, yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dan evektifitas organisasi dengan melakukan optimasi terhadap proses bisnis. Optimasi tersebut dapat melibatkan satu dapartement atau banyak dapartement dalam sebuah atau bahkan beberapa organisasi. Salah satu contohnya adalah jika proses bisnis melibatkan supplier, customer ataupun patner bisnis. Konsep dasar dari BPM adalah mengelola proses,individu, dan informasi untuk semua aktifitas yang ada pada perusahaan dan dengan cara yang distandarisasi.

Beberapa contoh dari proses bisnis antara lain adalah :

1. Manajemen pembelian

2. Reimburstment

3. Manajemen klaim terhadap insiden

4. Sertifikasi supplier

5. Penyeleksi personil

6. Manajemen peminjaman uang

Teknologi BPM menawarkan cara yang sangat baik untuk meningkatkan level produktivitas dan kompetisi dengan cara yang terus menerus memfasilitasi cara untuk mengelola individu,konten, dan sistem yang ada dalam proses yang memastikan efisiensi,evektifitas dan memberikan flrksibilitas dan kekuatan yang memadai.

Teknologi BPM merupakan respon dari industry IT pada permasalahan yang dilakukan oleh pekerja yang mengoprasikan aplikasi bisnis. Direktur, manajer, supplier dan customer mengharapkan respon secara real time dalam hal interaksi masalah komersial dan membangun infrastruktur teknologi yang mendukung.

Framework yang digunakan dalam mengimplementasikan BPM  adalah sebagai berikut :

• Fondasi Organisasi,
• Fondasi Proses
• Fondasi Teknologi
• Fondasi BPM
• Elaborasi
• Improvement
• Pengguna dan Teknologi Pengembangan
• Deployment
• Monitor dan Realisasi Benefit
• Improvement yang berkelanjutan

Proses Bisnis

Perkembangan pasar yang bergerak menjadi sangat kompetitif dan persaingan bisnis yang semakin kompleks dan ketat telah menghadirkan tantangan baru bagi perusahaan. Kecepatan menjadi masalah yang patut diperhatikan yaitu bagaimana cara perusahaan atau organisasi untuk mendapatkan dan mengevaluasi informasi dengan segera, dan untuk kemudian menggunakan informasi tersebut untuk merespon setiap kejadian dan masalah secara cepat dan tepat pula. Karena itu kecepatan menjadi faktor penting dalam menumbuhkan nilai kompetitif suatu perusahaan atau organisasi. Masalah yang sering kali terjadi adalah perusahaan gagal atau terlambat dalam merespon tantangan bisnis yang muncul secara tidak terduga. Sebagai contoh: banyak perusahaan sangat lambat dalam mendeteksi adanya peluang-peluang bisnis baru serta dalam mendeteksi pergerakan yang dilakukan oleh kompetitor; lebih jauh lagi adalah perusahaan kadang cenderung mempunyai sifat reaktif dan tidak dapat mendeteksi masalah secara dini, dimana ini merupakan hal yang sangat kontraproduktif bagi perusahaan dalam menghadapi perkembangan bisnis di masa seperti sekarang ini.

Untuk mengatasi masalah tersebut, para pemimpin perusahaan sangat membutuhkan suatu solusi yang dapat membantu mereka untuk melihat gambaran bisnis mereka secara menyeluruh (komprehensif) dan real-time, dalam arti apa yang mereka lihat saat itu di laporan adalah benar-benar menggambarkan kondisi perusahaan sebenarnya saat itu juga, bukan 1 minggu yang lalu, 1 hari yang lalu, atau bahkan 1 jam yang lalu. Untuk itu peranan teknologi di sini menjadi sangat vital. Perusahaan dapat mengandalkan teknologi yang tepat untuk membantu mereka dalam meningkatkan efisiensi, mempertajam daya respons, dan pada akhirnya adalah mampu menghasilkan nilai kompetitif bagi perusahaan .

Pada beberapa tahun terakhir telah banyak perusahaan yang memanfaatkan solusi dengan teknologi informasi (TI) untuk mengoptimasi proses bisnis yang dimilikinya, tapi kadang solusi yang mereka kembangkan masih setengah-setengah. Mereka membangun solusi TI tersebut dalam beberapa sistem yang terpisah, bukan dalam satu kesatuan. Sistem yang dibangun biasanya terbagi berdasarkan unit kerja, atau berdasarkan proses bisnis yang ada. Hal ini tentunya dapat menimbulkan beberapa masalah ketika suatu saat terdapat proses bisnis yang membutuhkan adanya kolaborasi ataupun pertukaran informasi antar unit kerja atau antar proses bisnis untuk menyelesaikan rangkaian prosesnya tersebut, yang tentunya hal ini tidak akan dapat ditangani dengan solusi TI model seperti ini. Solusi TI seperti ini sebenarnya sudah tidak relevan lagi untuk digunakan pada dunia bisnis yang sangat dinamis seperti saat ini. Teknologi Manajemen Proses Bisnis atau Business Process Management (BPM) adalah jawaban yang benar-benar ditunggu dan dibutuhkan kalangan bisnis untuk membantu bisnis mereka dalam menghadapi tantangan dan kompetisi seperti sekarang ini. BPM adalah solusi TI dengan pendekatan baru yang ampuh digunakan untuk membantu meningkatkan efisiensi dan menumbuhkan nilai kompetitif suatu bisnis. BPM dirancang untuk mengintegrasikan antara karyawan dan sistem informasi melalui proses-proses yang telah terotomatisasi dan bersifat sangat fleksibel. BPM juga merupakan solusi yang tepat untuk meningkatkan daya respon perusahaan secara signifikan untuk menyesuaikan keinginan pelanggannya pada setiap produk atau layanan yang dihasilkan, dengan cara memberikan akses informasi secara real-time yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi masalah, serta pengambilan tindakan untuk merespon masalah yang terjadi secara lebih cepat dan tepat.

Setiap solusi Manajemen Proses Bisnis (BPM) memiliki empat komponen utama:

1. Pemodelan
   
   Pengguna dapat mendefinisikan dan mendesain struktur dari setiap proses bisnis secara grafis. Manajer Proses dapat mendesain sebuah proses beserta seluruh elemen, aturan, sub-proses, parallel proses, penanganan exception, penangan error, dan workflow dengan mudah tanpa perlu memiliki kemampuan programming khusus dan tanpa membutuhkan bantuan dari staf IT.
2. Pengintegrasian
   
   BPM dapat menghubungkan setiap elemen dalam proses sehingga elemen-elemen tersebut dapat saling berkolaborasi dan bertukar informasi untuk menyelesaikan tujuannya. Pada level aplikasi, hal ini bisa diartikan sebagai penggunaan Application Programming Interface (API) dan messaging. Bagi pengguna, hal ini berarti tersedianya sebuah workspace pada komputernya ataupun perangkat wireless-nya untuk mengerjakan tugas sesuai dengan perannya pada suatu proses bisnis.
3. Pengawasan
   
   Pengguna dapat mengawasi dan mengontrol performansi dari proses bisnis yang sedang berjalan dan performansi dari setiap personil yang terlibat dalam proses bisnis tersebut. Pengguna juga dapat memperoleh informasi mengenai proses yang tengah berjalan, maupun yang telah selesai, beserta data-data yang ada di dalamnya.
4. Optimalisasi
   
   Pengguna dapat menganalisa dan memonitor suatu proses bisnis, melihat ketidakefisienan, dan juga memungkinkan pengguna untuk mengambil tindakan dengan cepat dan merubah proses tersebut untuk meningkatkan efisiensinya. 

Cara Kerja Software Business Process Management

Software BPM bekerja dengan cara “loosely coupling” terhadap aplikasi bisnis eksisting yang memungkinkan proses monitoring, extract, format dan mendistribusikan informasi pada system dan pekerja sejalan dengan aturan dan event bisnis. Dengan memperluas proses dan informasi dari aplikasi eksisting, otomatisasi bisnis proses dapat dikonfigurasi tanpa harus merubah konfigurasi aplikasi perusahaan yang sedang berjalan. TaskCenter hanya menggunakan aplikasi-aplikasi ini sebagai layanan informasi dan pemicu workflow. Membuat otomatisasi bisnis proses dapat dilakukan dengan menggunakan PC yang terinstall TaskCenter dengan bantuan logical Graphical User Interface. Dengan bantuan GUI, administrator dapat mengotomatisasi pekerjaan sehari-hari seperti pelaporan mingguan penjuaklan dengan hanya melakukan drag and drop suatu Tools kedalam emulasi proses bisnis dari karyawan secara sequence.

Sebagai suatu teknologi, software BPM dapat menyampaikan benefit pada organisasi dengan skala apapun, hal yang terpenting benefit yang disampaikan bersifat unik pada suatu perusahaan.Dengan mengotomatisasi bisnis proses pekerja yang berulang, seperti pembuatan laporan dan distribusi atau monitoring pada Key Performance Indikator (KPI) suatu perusahaan, TaskCenter mampu mengurangi biaya operasional dan mengkonsentrasikan pekerja pada aktivitas utama untuk mensukseskan bisnis.

Sebagai contoh, benefit yang dihasilkan adalah :

• Revenue Stream yang lebih kuat
• Penghematan biaya operasional
• Agility perusahaan yang besar
• Kepuasan pelanggan yang besar
• Efisiensi waktu dari karyawan
• Menghidari factor kritis kegagalan

TaskCenter merupakan software BPM yang terintegrasi dan memungkinkan organisasi mengatur cost secara efective, mengoprasikan dan memelihara proses yang terautomatisasi. Kemampuan BPM yang dapat ditambahkan dalam eksisting aplikasi bisnis adalah :

• Advanced Busines Alerts, Digunakan untuk mengukur KPI, mendeteksi fraud, workload, alert performansi pekerja dan peringatan financial.

• Workflow, Meningkatkan penerimaan limit kredit, budget sign off, penjadwalan approval produksi, dan konfirmasi laporan pengiriman.

• Document Automation, Statement bulanan, instruksi loading, welcome packs, surat kredit control dan end-of-line spesialisasi produk.

• Web Content Publishing, Publikasi KPI, menghapus data historical, status antrian saat ini, level kapasitas dan account pelanggan yang aktiv.

• Subscription and Request, Balance enquires, subskripsi baru, detil properties, stok level dan masalah kekurangan pegawai.

• Integrations, Update data supplier, layanan ticketing mandiri, otomatisasi unsubscribe, update name dan alamat melintasi aplikasi yang berbeda.

TaskCentre menawarkan pendekatan generic dalam mengotomatisasi proses yang di desin khusus dalam pemenuhan bisnis perusahaan. Software ini memiliki user interface yang mudah dimengerti dan cara penggunaan yang mudah. Konsep dasar adalah suatu task yang terpusat yang terdiri dari satu atau beberapa step proses yang berhubungan.

Inovasi bisnis proses yang dilakukan oleh Robert Property dengan menerapkan BPM memberikan dampak positif :

• Meningkatkan efektivitas instruksi vendor, kunjungan dan penjualan
• Memperpendek siklus instruction to sale
• Pemenuhan permintaan informasi secara langsung
• Mengurangi pekerjaan administrasi
• Meningkatkan brand image perusahaan   

Keuntungan dari BPM

Tujuan utama dari BPM adalah untuk mencapai kemajuan yang signifikan dalam sisi produktifitas dan kualitas pelayanan kepada pelanggan.  Kedua faktor tersebut mempunyai dampak yang penting pada bisnis, dengan mengurangi biaya, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan implementasi yang cepat terhadap sebuah service yang baru.

Pada kegiatan sehari- hari, biasanya terdapat beberapa situasi pada tingkat operasional organisasi, antara lain:

1. Aktivitas yang melibatkan beberapa departemen atau organisasi sering kali tidak teratur dan saling bersimpangan satu sama lain. Hal ini menyebabkan permasalahan, penundaan, dan pelayanan yang buruk.
2. Informasi tidak berjalan antar department. Informasi seringkali hilang karena  tidak ada yang mengetahui siapa yang seharusnya mengerjakan sebuah tugas.
3. Tim manajemen tidak dapat mengetahui apa yang sedang dikerjakan atau hasil pengerjaan. Tidak ada informasi yang cukup memadai untuk dijadikan dasar untuk mengambil keputusan.
4. Beban pekerjaan tidak seimbang, sehingga menyebabkan timbulnya bottleneck yang berimbas pada efisiensi pada seluruh organisasi.
5. Pengetahuan hanya dipegang oleh beberapa orang saja dan biasanya orang orang tersebut tersebar dan tidak terdapat di semua bagian

Untuk mengimbangi lingkungan yang kompetitif dan terus berkembang dan berubah, sangat lah penting untuk memegang teguh konsep “continuous improvement” atau perbaikan terus menerus menuju kesempurnaan. Organisasi harus memiliki fleksibilitas dan kelincahan untuk menangani perubahan perubahan seperti kebutuhan pelanggan yang terus berubah, perkembangan teknologi, karyawan, dan perusahaan juga harus efektif dan efisien agar dapat mengembangkan bisnis nya dalam jangka menengah maupun jangka panjang. Bisnis dan teknologi juga harus bergabung dan berjalan bersamaan untuk mencapai optimasi dengan bahasa dan tujuan yang sama.

Otomatisasi dan pengembangan yang terus menerus dari proses memungkinkan sebuah organisasi untuk mendapatkan keuntungan berikut:

1. Peningkatan produktivitas organisasi. Aktivitas akan berjalan lebih mulus dan lebih efisien setelah dimodelkan dan diotomatsasi.
2. Dapat mendeteksi dan memperbaiki masalah, seperti downtime, bottleneck, dan penggunaan sumber daya yang tidak efisien, secara cepat. Auditing dan monitoring yang menggunakan data yang real time yang didapatkan pada saat proses sedang berjalan membuat deteksi yang lebih awal dan lebih cepat terhadap sebuah permasalahan.
3. Memperbaiki kerja sama antar departemen dan dengan organisasi eksternaI, seperti klien, supplier, dan distributor. Interaksi organisasi dengan pihak pihak ini dapat dengan mudah dimodelkan dan disistemasikan, mendatangkan efisiensi dengan bertukar informasi dan pekerjaan atau tugas (task).
4. Memberikan pelayanan yang lebih baik untuk klien, supplier, distributor, dan partner. Provide better service to clients, suppliers, distributors and partners.
5. Meningkatkan kontrol terhadap aktivitas organisasi. Setiap saat, snapshot dari pekerjaan yang sedang dikerjakan dapat dilihat.
6. Mendapatkan informasi yang akurat mengenai performa perusahaan untuk mendukung pengambilan keputusan yang cepat. Dengan menggunakan balance scorecard yang terupdate secara real time, maka performa perusahaan dapat dilihat dengan cepat.
7. Mempunyai compliance terhadap hokum, peraturan, prosedur, dan best practice. Facilitate compliance with laws, regulations, procedures and best practices.
8. Menghemat waktu dengan otomatisasi pembuatan dokumentasi dan informasi yang dibutuhkan.